Ficha técnica de coloração e ficha da cliente: o que anotar no salão (com modelo)

A cliente volta depois de dois meses, senta na cadeira e diz: "faz igual da última vez". A Marina, que fez a coloração, está de férias. A Bia abre a gaveta e não acha nada escrito. Ninguém lembra se foi 7.1 com 7.0, se o oxidante era de 20 ou 30 volumes, nem quanto tempo a tinta ficou. O resultado sai diferente, a cliente percebe e o salão perde a confiança que levou meses para construir.

A ficha técnica de coloração resolve isso. Ela é o registro do que foi feito em cada atendimento químico: fórmula, oxidante, tempo de pausa, resultado e qualquer reação da cliente. Junto com a ficha da cliente, que guarda alergias e histórico, ela permite que qualquer profissional da equipe repita um trabalho, corrija um erro ou recuse um procedimento arriscado. Este guia mostra o que anotar, traz um modelo pronto e explica onde guardar.

Ficha da cliente e ficha técnica: qual a diferença

São dois registros que andam juntos, mas têm funções diferentes.

• Ficha da cliente. É preenchida uma vez e atualizada quando algo muda. Guarda dados de contato, alergias conhecidas, condições do couro cabeludo, gestação ou amamentação informada pela cliente e o histórico de química feita fora do salão.
• Ficha técnica. É preenchida a cada atendimento químico. Guarda a fórmula usada, o oxidante, o tempo de pausa, o resultado e a observação da profissional.

Na prática, a ficha da cliente responde "posso fazer?" e a ficha técnica responde "como fiz da última vez?".

O que anotar na ficha da cliente

Preencha na primeira visita, antes de qualquer química. Leva poucos minutos e pode ser feita enquanto a cliente espera.

Dados básicos

Nome, WhatsApp, data de nascimento e a profissional que costuma atender. Parece óbvio, mas fichas sem telefone viram papel perdido.

Saúde e alergias

Pergunte diretamente, sem pressa:

• Já teve reação a tinta, descolorante, progressiva ou henna?
• Tem alergia conhecida a algum produto ou componente?
• Tem ferida, descamação ou sensibilidade no couro cabeludo hoje?
• Está grávida ou amamentando? Muitas clientes preferem adiar química nesse período, e a decisão é dela, com orientação médica.

Anote a resposta exata, com a data. "Nega alergias em 12/03" é muito mais útil do que um campo em branco.

Histórico de química

Esse é o campo que mais evita desastre. Anote o que a cliente já fez no cabelo nos últimos meses, inclusive em outro salão ou em casa:

• Coloração, mechas ou descoloração, com a data aproximada.
• Progressiva, escova definitiva ou alisamento, e se ela sabe o produto.
• Henna ou tinta caseira.
• Relaxamento ou permanente.

Química sobre química sem histórico é o caminho mais curto para cabelo elástico e quebradiço. Se a cliente não lembra, anote "não sabe informar" e faça o teste de mecha.

O que anotar na ficha técnica de coloração

Uma ficha técnica boa permite que outra profissional repita o resultado sem perguntar nada. Estes são os campos que fazem diferença.

Diagnóstico antes de aplicar

• Altura de tom natural da raiz, por exemplo 6.
• Cor atual nos comprimentos e pontas, que pode ser diferente da raiz.
• Porcentagem de brancos, estimada: 10%, 30%, 70%.
• Estado do fio: poroso, elástico, saudável, com química anterior.
• Objetivo da cliente, nas palavras dela: "loiro mais frio", "cobrir os brancos sem escurecer".

Fórmula e mistura

• Marca e linha da tinta.
• Tons e quantidades, por exemplo 30 g de 7.1 + 30 g de 7.0.
• Oxidante: volume (10, 20, 30 ou 40) e proporção da mistura, como 1 para 1 ou 1 para 1,5.
• Aditivos, se houver, com a quantidade.
• Fórmulas separadas para raiz e comprimento quando forem diferentes.

Aplicação e pausa

• Onde aplicou primeiro: raiz, comprimento, só raiz.
• Tempo de pausa de cada região, com o relógio, e não "uns 30 minutos".
• Se usou calor e por quanto tempo.

Resultado e observações

• Como ficou: cobriu os brancos? Ficou mais quente que o esperado?
• O que mudar na próxima: "subir 5 minutos na raiz", "usar 20 vol em vez de 30".
• Reação da cliente: ardência, vermelhidão, coceira. Se houve, anote e destaque na ficha da cliente.
• Profissional que fez e data.

Teste de mecha e teste de toque

Registre quando foram feitos, com qual produto, e o resultado. Se a cliente recusou o teste, anote também. Esse registro protege a cliente e o salão.

Modelo pronto de ficha técnica de coloração

Copie, imprima ou monte numa planilha. Uma linha por atendimento químico.

Onde guardar a ficha

O melhor lugar é onde a equipe consegue achar em 30 segundos, com a cliente já sentada.

Papel

Caderno ou fichário por ordem alfabética. É barato e não depende de bateria. O problema: molha, some, e só existe num lugar. Se a cliente chega e a ficha está na gaveta trancada, de nada adianta.

Planilha compartilhada

Uma planilha no Google Sheets ou similar, com uma aba de clientes e outra de atendimentos químicos. Todas as profissionais acessam pelo celular. Bom para salão com várias profissionais. Restrinja quem pode editar e não deixe o link público, porque a ficha tem dados de saúde.

Foto junto da ficha

Tire foto do antes e do depois com luz natural e guarde junto. Uma imagem resolve discussões do tipo "ficou mais escuro do que da outra vez".

Passo a passo para implantar a ficha no salão

1. 1
   Escolha o formatoPapel, planilha ou os dois. O importante é que todas usem o mesmo.
2. 2
   Monte o modeloUse a tabela acima como base e ajuste os campos ao que o salão faz: coloração, mechas, progressiva.
3. 3
   Combine a regra com a equipeNenhuma química sem ficha da cliente preenchida e nenhum atendimento químico sem ficha técnica no fim.
4. 4
   Preencha na horaA fórmula é anotada enquanto a mistura está sendo feita, não no fim do dia de memória.
5. 5
   Consulte antes de começarToda cliente de retorno: abra a ficha antes de misturar a tinta.
6. 6
   Revise em 30 diasVeja quais fichas estão incompletas e quais campos ninguém usa. Ajuste o modelo.

Ficha técnica também ajuda no preço e no estoque

Com a fórmula anotada, você sabe quantas gramas de tinta e quantos ml de oxidante cada serviço consome. Isso é a base para calcular o custo real de uma coloração, assunto do guia de como precificar serviços de salão de beleza. E se a profissional recebe comissão com desconto de produto, a ficha mostra quanto foi usado de fato, como explica o artigo sobre comissão de cabeleireira com desconto de produto.

O que o sistema faz e o que fica com a ficha

No atendepramim, a cliente marca a coloração pelo link do salão ou conversando com a IA no WhatsApp do próprio número do salão, escolhe a profissional e recebe lembretes 24h e 2h antes. Cada profissional tem a sua agenda, com a duração de cada serviço, e a falta marcada fica registrada na ficha da cliente. A fórmula, o oxidante e o resultado da química continuam na ficha técnica do salão, no formato que você escolher. Veja como a agenda funciona na página para salões.

Conclusão

A ficha técnica de coloração custa poucos minutos por atendimento e evita o pior cenário do salão: um resultado que ninguém consegue repetir ou uma química feita sem saber o que tinha no cabelo. Comece com a ficha da cliente para quem faz química, adote o modelo da tabela e combine com a equipe que a fórmula é anotada na hora. Em um mês, o "faz igual da última vez" deixa de ser um susto. Para organizar a agenda dos serviços longos, leia também o guia de agenda para salão de beleza.