Controle financeiro e caixa: práticas simples para pequenos negócios

Por que um controle básico evita surpresas financeiras

Um controle financeiro e de caixa organizado mostra duas coisas que a conta bancária sozinha não mostra: quanto dinheiro está realmente disponível hoje e quais pagamentos ainda vão vencer. Num salão, onde parte do dinheiro entra em espécie, parte no cartão e parte fica para depois, essa diferença é grande. Rotinas curtas e feitas todos os dias resolvem a maior parte do problema.

O que é fluxo de caixa

Fluxo de caixa é o registro das entradas e saídas de dinheiro ao longo do tempo. O Sebrae explica o conceito e como montar o seu. Na prática, ele responde: tenho dinheiro para pagar o aluguel do dia 10 e o fornecedor do dia 15?

O que acontece sem controle

Sem um controle mínimo, os mesmos problemas se repetem: troco que não bate, conta paga com atraso e juros, compra de produto feita sem saber se o dinheiro vai estar lá e a sensação de que o salão fatura bem mas o dinheiro some. Nenhum deles é grave sozinho, mas juntos eles aparecem no fim do mês.

Erros comuns que prejudicam o caixa

Três erros respondem pela maior parte das diferenças no fechamento.

Misturar contas pessoais e do negócio

Quando o dinheiro da casa e o do salão saem do mesmo lugar, você não sabe se o mês deu lucro ou se a sobra veio de uma transferência pessoal. Separe uma conta só do negócio e pague-se com uma retirada fixa, registrada como saída.

Deixar lançamentos para depois

Venda que não é lançada na hora vira diferença no fechamento. Isso vale principalmente para produto vendido no balcão e para serviço feito e pago depois. Uma regra simples resolve: todo atendimento e toda venda passam pela comanda antes de o cliente sair.

Contar como disponível o que ainda não entrou

Venda no cartão de crédito cai na conta dias ou semanas depois, já com a taxa descontada. Fiado entra quando a cliente pagar. Se você conta esses valores como dinheiro em caixa, paga contas com um dinheiro que ainda não existe.

Como montar um controle financeiro sem complicação

O controle tem três peças: o caixa do dia, as contas com data e uma revisão semanal.

Um lugar só para registrar

Escolha um único lugar para registrar tudo, seja um sistema, uma planilha padronizada ou um caderno, e use sempre o mesmo. Separe as entradas por forma de pagamento: dinheiro, Pix, débito, crédito e fiado.

O caixa do dia

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   Aberturaconte o troco inicial e anote.
2. 2
   Durante o diacada atendimento e cada venda entram na comanda com a forma de pagamento.
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   Sangria e suprimentodinheiro retirado da gaveta ou colocado nela é registrado na hora, com o motivo.
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   Fechamentoconte o dinheiro da gaveta e compare com o que o registro diz que deveria haver. Anote a diferença e a causa provável.

O passo a passo detalhado, com exemplo de sangria e de diferença no fechamento, está no guia de controle de caixa na barbearia; a rotina é a mesma para salão.

Contas a pagar e a receber por data

Monte duas listas: contas a pagar por data de vencimento (aluguel, fornecedores, luz, comissões) e valores a receber por data prevista (cartão de crédito, fiado). Olhe as duas juntas uma vez por semana. Se a soma do que vence nos próximos 15 dias passa do que vai entrar, você descobre com antecedência e consegue negociar prazo.

Exemplo prático: o caixa de um salão em uma semana

Todos os números abaixo são hipotéticos, para mostrar a conta. Troque pelos do seu salão.

O cenário

Um salão com uma profissional atende de terça a sábado. Na semana, as comandas registraram R$ 4.200 em serviços e R$ 600 em produtos, total de R$ 4.800, divididos assim:

• Dinheiro: R$ 900.
• Pix: R$ 1.500.
• Débito: R$ 700.
• Crédito: R$ 1.400.
• Fiado de uma cliente fixa: R$ 300.

Quanto entrou de verdade

Dinheiro, Pix e débito entraram na semana: R$ 900 + R$ 1.500 + R$ 700 = R$ 3.100. O débito ainda tem a taxa da maquininha; com uma taxa hipotética de 1,5%, saem R$ 10,50 e entram R$ 689,50, então o disponível real é R$ 3.089,50.

O crédito, com uma taxa hipotética de 3,5%, vai virar R$ 1.351 numa data futura. O fiado de R$ 300 só entra quando a cliente pagar. Nenhum dos dois pode pagar a conta de luz que vence na sexta.

O fechamento de sábado

No sábado, o registro dizia que deveria haver R$ 280 na gaveta (troco inicial de R$ 100, mais R$ 230 recebidos em dinheiro no dia, menos uma sangria de R$ 50 para comprar café e papel-toalha). A contagem deu R$ 260. Os R$ 20 de diferença foram investigados na hora: um troco dado a mais numa escova. A causa foi anotada e o troco passou a ser conferido em voz alta.

O que a semana ensinou

Do total de R$ 4.800 vendidos, só R$ 3.089,50 estavam disponíveis no fim da semana. Sem separar as formas de pagamento, a dona do salão acharia que tinha R$ 4.800 para gastar. Com a lista de contas a pagar ao lado, ela viu que o fornecedor de coloração, com vencimento no dia 15, só fecha se o crédito da semana cair antes, e pediu cinco dias a mais de prazo.

Como o sistema ajuda no controle

Num sistema que junta agenda, comanda e financeiro, o lançamento sai do atendimento e não depende de alguém lembrar de anotar depois.

No atendepramim, o caixa tem abertura, sangria, suprimento e fechamento, e mostra se a contagem bateu ou qual foi a diferença. As comandas fechadas lançam a receita no financeiro com a forma de pagamento. Venda no cartão vira recebível com a data prevista e a taxa da maquininha descontada, e o fiado em aberto fica separado até ser recebido. Contas a pagar e a receber ficam com data de vencimento, e o resultado do período mostra quanto o negócio lucrou de fato, não só quanto faturou.

Comece pela rotina de uma semana

Separe as entradas por forma de pagamento, feche o caixa todos os dias e olhe contas a pagar e a receber juntas uma vez por semana. Como mostrou o exemplo, o valor vendido e o dinheiro disponível podem ficar longe um do outro, e é essa diferença que pega o negócio de surpresa. Depois de uma semana de registros completos, você já sabe quanto realmente entra e consegue planejar as contas do mês com folga.